员工报销混乱，不仅让公司蒙受经济损失，更会埋下巨大的税务隐患。税务局来稽查时，不合规的票据一律不得税前扣除，需要补缴企业所得税和滞纳金，甚至可能被认定为恶意偷税漏税而面临罚款。
以下就是绝对不能收的4种票据，收了就是给公司“埋雷”：
第1种：没有纳税人识别号的增值税普通发票
为什么不能收？
根据国家税务总局公告，自2017年7月1日起，所有为企业开具的增值税普通发票（包括纸质和电子票），必须带有购买方的“纳税人识别号”（即公司的统一社会信用代码）。没有税号的发票被视为不合规票据，税务上不得作为税收凭证。
财务怎么办？
严格审核：收到任何普票，第一眼先看右上角的“购买方”信息，核对公司名称和纳税人识别号是否完整、准确。
立即退回：发现没有税号或税号错误的，一律退回给员工，要求开票方重开。并告知员工，这是硬性规定，必须提供合规发票。
第2种：与实际交易内容不符的发票
为什么不能？
这是税务稽查的重点！发票上的商品或服务名称必须与公司实际发生的真实业务完全一致。常见的“坑”有：
“变身”发票：员工个人消费（如买衣服、化妆品），让商家开成“办公用品”、“劳保用品”、“餐饮费”等。
“汇总”发票：在超市购物，买了个人用品和公司用品混在一起，却要求超市全部开成“办公用品”。
虚开发票：根本没有消费，从非法渠道购买发票来报销套现。
财务怎么办？
火眼金睛：对“办公用品”、“食品”、“服务费”等大类目发票保持高度警惕。
要求明细：报销办公用品、餐饮费等，必须附上购物小票或消费清单，做到票、物、事三合一，相互印证。
建立制度：明确规定，一旦发现虚开发票或套现行为，视为严重违纪，予以重罚。
第3种：发票附带清单不是从税控系统开出的
为什么不能？
对于金额较大的会议费、办公用品、材料费等，发票上可能只显示“一批”，然后附带一张清单。关键点在于：这张清单必须是通过税控系统开具并打印的《销售货物或者提供应税劳务清单》，并加盖发票专用章。 手工填写或用A4纸自行打印的清单是无效的。
财务怎么办？
辨认真伪：系统开具的清单有固定格式，通常与发票样式匹配。收到附带清单的发票，务必检查清单是否为机打、是否规范。
拒收手写清单：明确告知员工，手写清单或商家自制清单不符合规定，必须退回重开。
第4种：发票项目名称栏是“礼品”、“红包”等敏感词
为什么不能？
税务风险：企业发生的与生产经营无关的消费支出，不得税前扣除。给员工或客户个人发放的礼品、红包，本质上属于“偶然所得”或“赠送”，一方面公司需要代扣代缴个人所得税，另一方面相关费用抵扣受限，税务处理非常复杂。
腐败风险：此类发票容易引发内部腐败和商业贿赂的嫌疑。
财务怎么办？
严格禁止：最好在公司报销制度中明文规定，禁止出现“礼品”、“红包”、“购物卡”等品名的发票。
规范业务：如果确实是用于市场推广的礼品，应走规范的采购流程，并入账为“业务宣传费”，并确保税务处理的合规性。
除了“不收”，更重要的是“管理”
杜绝乱报销，光靠财务后期审核是防不胜防的，必须前置管理，建立制度：
制定清晰的报销制度：
明确哪些可以报，哪些不能报（如每餐人均标准、交通标准等）。
规定报销时限，避免积压。
写明需要提供的凭证（如发票、审批单、消费水单、会议通知等）。
加强员工培训：
定期培训，告诉员工什么是合规发票，怎么开票。
将常见的退票原因和案例分享给大家，减少沟通成本。
推行事前申请流程：
对于大额支出、差旅、招待费等，必须事先通过OA系统申请，经领导审批后方可执行。事后报销必须与事前申请对应。
借助技术工具：
使用报销软件或OCR识别技术，自动识别发票真伪、查验重复报销、核对税号信息，极大提高效率和准确性。
总结一下：
财务人员要把好最后一道关，坚决对上述4种不合规发票说“不”。同时，公司更需要从源头建立规范的流程和制度，加强培训，让员工和财务形成合力，才能彻底告别“一锅粥”的状态，让报销变得高效、合规，让企业远离税务风险。
